¿Cómo se pueden gestionar los flujos de trabajo y por qué?

Optimice su flujo de trabajo: ¿qué es y cómo lo hace? La optimización del flujo de trabajo es la mejora de un flujo de trabajo existente, como el lanzamiento de una colección, la producción de la campaña del próximo mes, la contratación de un nuevo empleado o...

Process deetail

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es la secuencia de procesos y pasos que se toman para completar una tarea o producir algo. A menudo se trata de un patrón repetible de actividades necesarias para: lanzar una colección, producir la campaña del próximo mes, contratar a un empleado...

Por lo tanto, los flujos de trabajo existen, tanto si se documentan y gestionan como si no. La gran diferencia es que si descubre y documenta el flujo, tiene la oportunidad de optimizarlo y, de esa manera, le ahorra tiempo y dinero a su empresa.

¿Cómo se crea un flujo de trabajo?

Puede crear un diagrama o gráfico de flujo de trabajo en cinco pasos relativamente sencillos. Identificar los recursos necesarios, las partes involucradas y cada parte del proceso puede llevar bastante tiempo. Una vez finalizado, el flujo de trabajo les ayudará enormemente a usted y su organización.

  1. Enumere todas las tareas relacionadas con el proyecto.
  2. Determine los recursos disponibles.
  3. Definir quién debe ser responsable de cada paso del proceso y asignar los diferentes papeles y tareas.
  4. Cree una visualización del proceso haciendo un diagrama de flujo.
  5. Repase el flujo de trabajo para comprobar que todas las tareas aparecen en el orden correcto y con los responsables adecuados.

¡Ya está listo para usar el flujo de trabajo!

¿Cómo se gestionan los flujos de trabajo y por qué?

¿Por qué debería dedicar tiempo a administrar los flujos de trabajo de su organización? La respuesta sencilla es que le ayudará a supervisar y optimizar el proceso, los plazos, el material, los procesos de aprobación y todo lo relacionado con, por ejemplo, una producción de marketing.

Obtenga más información sobre cómo puede optimizar sus rondas de aprobación aquí.

La gestión de los flujos de trabajo entre departamentos y proveedores puede resultar una tarea muy manual y compleja que requiera la coordinación entre directores de proyecto para garantizar el cumplimiento de los plazos y procesos, etc.

Además del hecho de que suele ser tedioso y repetitivo, también requiere muchos recursos que podrían estar añadiendo mayor valor en otras partes de la organización.

Optimización de los flujos de trabajo mediante la automatización

Entonces, ¿cómo se pueden supervisar y gestionar los cambiantes flujos de trabajo sin utilizar todos esos recursos? La manera mejor y más sencilla es automatizar los flujos de trabajo. Deshágase del aspecto manual y elimine el riesgo de cometer errores de una vez.

Con la herramienta de flujos de trabajo adecuada, no solo podrá gestionar dichos flujos de forma más automática. También podrá simplificar la gestión de los activos digitales y mantenerse al día del cumplimiento de las normativas de protección de datos y legales, ya que el sistema supervisará quién aparece en las imágenes, los derechos de autor de su material, etc.

¿Cuál es la diferencia entre un flujo de trabajo manual y uno automatizado?

La diferencia más notable entre la gestión del flujo de trabajo manual y la automatizada es cómo se entregan los materiales y las tareas y quién realiza el seguimiento.

Flujos de trabajo manuales

El proceso manual requiere que uno o varios directores de proyecto controlen el proceso. Sus empleados deben supervisar la última versión del material, asegurarse de que no se pierdan los cambios y las correcciones, cumplir con los plazos y notificar a los trabajadores independientes u otros departamentos. Además, deben verificar que no se infringe ninguna normativa legal ni de protección de datos.

Aquí el conocimiento está fragmentado y el proceso de producción depende de que todas las partes involucradas estén presentes y disponibles para que la producción se desarrolle sin problemas.

Flujos de trabajo automáticos

Con la automatización de los flujos de trabajo, el sistema ejecutará los procesos por usted y asumirá una gran parte de la carga de trabajo: enviará notificaciones automáticas a las partes adecuadas, recordará a la siguiente persona responsable qué tareas debe realizar, recordará las fechas de vencimiento y mucho más.

El sistema de gestión de los flujos de trabajo guardará información sobre el proceso, los derechos y los usos legales de los activos digitales y de otro tipo, dónde se ha detenido el proceso y quién tiene información sobre pasos y tareas concretos.

De este modo, la automatización de los flujos de trabajo puede optimizar el proceso para que sea más rápido y tenga menos errores, lo que a su vez reduce los costes.

Otra ventaja de la automatización de los flujos de trabajo es que son más fáciles de actualizar cuando cambian los procesos, lo que se ha convertido en una constante en la mayoría de los sectores y operaciones.

El siguiente paso: Análisis y optimización del flujo de trabajo

Una vez esbozado su proyecto, la aprobación o cualquier otro flujo de trabajo pertinente, es hora de dar el siguiente paso para añadir valor: analizar y optimizar el proceso.

La determinación del flujo de trabajo le dará una visión general del estado actual y, por lo tanto, le permitirá identificar cuellos de botella, tareas redundantes, aquellas partes del proceso donde suelen producirse los errores, pasos que se pueden automatizar fácilmente y mucho más.

Si desea mejorar su flujo de trabajo, póngase en contacto con nosotros para que analicemos sus flujos, lo que incluye lo siguiente:

  • Tiempo dedicado a todos los pasos del flujo de trabajo
  • Nivel de habilidades disponibles en cada paso del flujo de trabajo
  • Costes por cada paso del flujo
SUSCRIBIRSE

Manténgase al día con nuestras últimas noticias

Vea nuestras últimas novedades

Team project manager
Publicación de blog

Herramientas de gestión de campañas: ¿Qué opina?

Todo el mundo quiere gestionar sus campañas con éxito. Lograr el éxito es más fácil cuando se tiene el control total. Afortunadamente, los proveedores de servicios de tecnología utilizan formatos comunes estandarizados para visualizar actividades para sus usuarios.

Sigue leyendo
Arrow right
Tired Warehouse Worker
Publicación de blog

Cómo los minoristas pueden combatir la inflación con generosidad

Recortar puestos de trabajo en comercios minoristas puede ser una solución efectiva para reducir costes, pero nuestro experto explica por qué todavía hay lugar para la generosidad.

Sigue leyendo
Arrow right
Campaign Planning
Publicación de blog

Gestión del trabajo colaborativo

La lista de herramientas de comunicación, gestión de proyectos, etc., parece ser infinita. ¿Qué plataforma debo utilizar para colaborar eficazmente?

Sigue leyendo
Arrow right