¿Cuál es su estrategia para crear el proceso de aprobación óptimo?

¿Qué es un proceso de aprobación y cómo se forma la estrategia adecuada para un flujo óptimo? Compruebe cómo puede acelerar sus procesos de aprobación y reducirlos a unos pocos pasos.

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¿Cuál es la definición de un proceso de aprobación?

Un proceso o flujo de aprobación es la serie de eventos que tienen lugar cuando diferentes partes interesadas tienen que aprobar material; por ejemplo, contenidos de marketing para una campaña o características de un producto.

La razón principal para utilizar flujos de trabajo de aprobación es optimizar y acortar el tiempo dedicado al proceso, asegurándose de que todas las partes involucradas sepan quién es responsable de las tareas concretas en momentos concretos.

 

Las preguntas que hay que responder antes de formar sus procesos de aprobación y cumplimiento de la normativa

¿Cómo puede acelerar sus procesos de aprobación y reducirlos a unos pocos pasos? ¿Sin dejar de garantizar que no se produzcan errores en el material y las campañas publicadas?

En primer lugar, debe hacerse algunas preguntas importantes:

  1. ¿En qué parte del flujo de trabajo realiza sus aprobaciones? ¿Y por qué?
  2. ¿Cuántos recursos utiliza y cuánto trabajo genera cada aprobación?
  3. ¿Podría reducirse el número de rondas de aprobación?
  4. ¿Qué capacidad tiene para distribuir los esfuerzos de aprobación en todo el flujo de trabajo en lugar de realizar todas las aprobaciones al final del proceso?
  5. ¿Cuáles son las correcciones más habituales después de una ronda de aprobación?

Todas estas preguntas, y algunas más, le ayudarán a crear una estrategia para aumentar la rapidez y precisión de los procesos de aprobación y cumplimiento de normativas.

En Encode, ofrecemos un servicio de estrategia de aprobación y cumplimiento que puede incluir:

  • Análisis del flujo de trabajo
  • Análisis de modelos de datos
  • Análisis del diseño organizacional
  • Análisis de la cultura
  • Análisis de la calidad de los datos

Los análisis le proporcionarán el mejor punto de partida para optimizar sus flujos de aprobación, para que pueda centrar su tiempo y sus recursos en actividades que añadan valor.

¿Debería utilizar un software de gestión de aprobaciones?

Cuando haya repasado los detalles y respondido a las preguntas anteriores para encontrar su proceso de aprobación óptimo, el siguiente paso podría ser encontrar el software adecuado.

Puede que lo primero que piense sea que suena excesivo. ¿Software para aprobaciones? Pero si los procesos de aprobación son manuales, el riesgo de error aumenta significativamente: los papeles podrían desaparecer, los correos electrónicos y los plazos podrían no cumplirse debido a malentendidos o a un reparto poco claro de las responsabilidades, entre otros aspectos.

El software, por ejemplo, para los procesos de aprobación de marketing, también facilitará un proceso de aprobación dinámico. Esto suele ser necesario, por ejemplo, en relación con los flujos de trabajo o procesos de aprobación de contenido, donde se requieren muchas idas y venidas entre departamentos. Con un software de gestión de aprobaciones, automatizará el envío de notificaciones en función del progreso del proceso y qué correcciones se vayan a realizar.

Garantizará que ninguna persona tenga que localizar a los directores de proyecto o a los altos ejecutivos para una aprobación; el software les enviará una notificación automáticamente y les recordará los plazos.

Integración completa para algo más que flujos de aprobación

El software de gestión de aprobaciones adecuado podría ayudarle para mucho más que simplificar los procesos de aprobación de marketing. Con el sistema de Encode, obtiene una solución todo en uno para la aprobación, la gestión general del flujo de trabajo, la gestión de la información de productos, el flujo de medios, la automatización de la producción y mucho más.

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