Cuatro indicios de que su gestión de activos digitales (DAM) necesita mejoras

Si hay algo que necesitan todos los equipos creativos y de marketing, es un sólido sistema de gestión de activos digitales. Esto se aplica tanto a lo que respecta a la pila tecnológica y a las plataformas que están utilizando, como a la forma de trabajar; es decir, el flujo de trabajo.

Signs That Your Digital Asset Management Needs Improvement L

Si hay algo que necesitan todos los equipos creativos y de marketing, es un sólido sistema de gestión de activos digitales. Esto se aplica tanto a lo que respecta a la pila tecnológica y a las plataformas que están utilizando, como a la forma de trabajar; es decir, el flujo de trabajo. Tanto si su equipo lo conforma una agencia o un departamento del cliente, los activos digitales son esenciales para campañas omnicanal exitosas en redes sociales, imagen, vídeo, recursos nativos y más. Si bien la mayoría de los directores ya comprenden el valor de un sistema sólido de administración de activos digitales (DAM), una gran mayoría (53 %) no lo usa lo suficientemente bien, y todavía hay algunos (3 %) que ni siquiera lo usan (Gartner).

Con esto en mente, le presentamos cuatro señales de que necesita prestar atención al flujo de trabajo de DAM de su equipo.

Su equipo no sabe qué activos tiene ni dónde están ubicados

El problema más común de la gestión de activos creativos comienza al principio, con los procesos manuales. 

Cuando un activo se convierte por primera vez en un requisito, alguien debe crear el archivo, que luego se almacena, muy probablemente, en el ordenador o la nube de esta persona. A partir de ahí, es posible que otra persona necesite un activo creativo similar y, si no puede encontrar fácilmente uno existente, es muy probable que lo tenga que volver a crear desde cero. No es difícil ver cómo esto puede convertirse muy rápidamente en un proceso extremadamente ineficiente y difícil de administrar.

La forma más sencilla de evitar esta situación es tener un sistema de gestión de activos digitales accesible para cualquier persona que pueda necesitarlo. Esto actúa como una fuente de información única donde cualquier persona, desde creadores de contenido hasta ventas, puede encontrar información y activos. Guardar activos de forma centralizada también garantiza que no se pierda nada cuando las personas dejen la organización.

Los activos aún se envían hacia y desde bandejas de entrada individuales

El flujo de trabajo en torno a un sistema de gestión de activos digitales definitivamente requiere atención, si los activos aún se comparten por correo electrónico. 

Esta es una señal verdaderamente negativa. Confiar en el correo electrónico para albergar activos digitales genera todos los problemas que mencionamos anteriormente y además crea un riesgo mucho mayor de que los activos se pierdan para siempre si alguien elimina un correo electrónico o deja la empresa. 

Si (o cuando) surja este problema en su organización, lo que se requiere es un almacén central de activos. De esta manera, los archivos grandes se almacenan en la nube, liberando espacio en las bandejas de entrada de cada trabajador. Eliminar los activos de la propiedad personal y cargarlos en una ubicación compartida también mejora la colaboración. De esta manera, los miembros del equipo no solo pueden encontrar los activos que necesitan cuando los necesitan, sino que, si se requieren modificaciones y cambios, estas solicitudes se pueden realizar directamente, con total visibilidad y responsabilidad en todo el equipo.

Ya tiene una plataforma de DAM, pero no está bien integrada con otros sistemas

Si bien el aislamiento entre departamentos es un problema en muchas empresas, también puede causar problemas con sus soluciones tecnológicas. 

Las empresas se suscriben a aplicaciones o servicios determinados con demasiada frecuencia y luego no los usan lo suficiente o no los integran con otras infraestructuras digitales centrales. Con plataformas de administración de proyectos o correo electrónico, por ejemplo, es posible que ya tenga una plataforma DAM, pero su equipo no la está usando lo suficiente, no es lo suficientemente accesible o no está lo suficientemente bien integrada para que valga la pena usarla. 

Para que un sistema DAM funcione mejor, debe ser lo más accesible e integrable posible: trabajar conjuntamente y en armonía con sus otros flujos de trabajo en un solo sistema, de modo que todos funcionen juntos. Al tener un solo sistema, o el mínimo número de sistemas posible, las necesidades administrativas bajan drásticamente.

En cuanto a los flujos de trabajo, la eficacia del trabajo de las personas también se verá gravemente afectada. Cuanto más tiempo pasen los usuarios administrando sistemas separados, iniciando y saliendo de sistemas y trabajando con diferentes proveedores de soluciones, en lugar de beneficiarse realmente de la automatización, más tiempo y recursos se desperdician. 

Su equipo sigue haciendo (casi) todo a la antigua

Como ya hemos visto, es común que los activos digitales se queden huérfanos en las bandejas de entrada de los correos electrónicos, pero esto es solo un síntoma del problema real. Más allá de esto, puede que su equipo esté acostumbrado a repetir muchos otros procesos «tradicionales». 

Algunos ejemplos de cosas que quizás se hagan a la antigua son procesos manuales de aprobación de activos (por correo electrónico o incluso por teléfono), aprobaciones realizadas mediante cadenas de correos electrónicos y altas de productos a través de hojas de cálculo. Para actualizar estos procesos antiguos y pasar a formas de trabajo más óptimas, busque una buena plataforma de gestión de activos digitales que aborde estos problemas. Lo mejor es contar con una plataforma de DAM que cubra los puntos débiles concretos de su organización y los problemas tradicionales con la menor perturbación posible.

Actualice el flujo de trabajo de DAM de su equipo con Encode

Si ha reconocido más de una o dos de las señales que hemos explicado, probablemente sea hora de revisar el flujo de trabajo de sus operaciones de DAM.

En nuestra guía integral de gestión de activos digitales (DAM), compartimos los secretos de la creación de una canalización de activos digitales optimizada para que los equipos creativos propios y externos funcionen a toda máquina.

Busque un sistema de gestión de activos digitales que elimine los obstáculos, optimice el proceso y ofrezca mejores resultados. 

(Insertar enlaces a las prácticas recomendadas de gestión de activos digitales, página del producto de gestión de activos digitales)

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