El mejor software de herramientas para la gestión de flujos de trabajo

Probablemente ya sepa cuál es el reto: producir toda la cartera de materiales de marketing al precio adecuado, sin gastar demasiado tiempo ni demasiados recursos.

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¿Qué es una herramienta de flujo de trabajo?

Una herramienta de flujo de trabajo, ya esté basada en aplicaciones o motores, es un software que (en mayor o menor medida) automatiza procesos con varios pasos gestionando cómo y cuándo deben resolverse las tareas entre sí y quién las debe resolver.

Más concretamente, el software de gestión del flujo de trabajo facilitará automáticamente el proceso, enviará notificaciones y tareas a los miembros del equipo pertinentes y supervisará los plazos, las acciones que son necesarias, las versiones, etc.

Las reglas y acciones que lleva a cabo la herramienta de flujo de trabajo las define usted, pero una vez configuradas, liberará mucho tiempo para que usted y su equipo puedan centrarse en tareas reales, sabiendo que el software de flujo de trabajo administra el proceso.

¿Cuáles son las funciones clave de una herramienta de flujo de trabajo?

Las funciones clave de las herramientas de flujo de trabajo varían según el proveedor, pero, en general, debe buscar soluciones basadas en software de automatización con las siguientes funciones y especificaciones:

Con base en la nube
Todas las partes relevantes deben poder acceder al software desde cualquier lugar y en todo momento.

Integrable en sus sistemas y herramientas clave
Supervíselo todo desde un solo sistema: desde imágenes y textos hasta contactos, aprobaciones, etc.

Adaptable
Su negocio está en constante desarrollo y cambio, al igual que su herramienta de flujo de trabajo.

Acceso basado en permisos
Usted controla quién puede ver y editar qué, incluidos proveedores y/o clientes.

Funciones de análisis y elaboración de informes
Deje que el software de flujo de trabajo lo ayude a evaluar procesos y producciones en cada paso. De esa manera, la próxima vez puede optimizar el proceso y mantener la ventaja respecto a sus competidores.

¿Cómo beneficiará a su empresa un sistema de flujo de trabajo?

Un sistema de flujo de trabajo puede ayudar a su empresa de varias maneras, y cuanto más automatizado esté el sistema, más ventajas obtendrá.

Una de las principales ventajas de utilizar una solución para gestionar el flujo de trabajo es que reduce el tiempo de comercialización. Esto se hace a través de:

  • Reducción de las repeticiones de trabajo, seguimiento del tiempo y gestión de procesos.
  • Organización y mejora de los procesos de aprobación.
  • Identificación de cuellos de botella y pasos redundantes
  • ... y mucho más.

Por ejemplo, el software para flujos de trabajo de marketing de Encode le ofrece las siguientes ventajas, entre otras:

Gestione fácilmente la creciente actividad de campañas
Las actividades de campaña aumentan considerablemente en la mayoría de las organizaciones debido a la demanda constante de presencia, personalización y relevancia por parte de los clientes. El motor o la herramienta de flujo de trabajo que elija debería poder ahorrarle recursos tanto en empleados como en tiempo al acelerar el tiempo de comercialización.

Reduce la complejidad
Las estructuras de campaña son cada vez más complejas debido a los modelos de automatización y segmentación detallada de las configuraciones omnicanal. Con un flujo de trabajo automatizado, disminuye la complejidad y el número de procesos manuales.

Coordinación e integración óptimas
El número de procesos gestionados en Excel, correos electrónicos, PDF y otros formatos o sistemas aumenta. Si no se adaptan en el interior de la organización y con los proveedores, puede acabar fácilmente malgastando energía y tiempo en la coordinación y el control de versiones.

Disminuye el tiempo de corrección de errores
Controle y optimice los procesos de pruebas e impresión. La herramienta de flujo de trabajo adecuada reducirá la complejidad sin importar cuántos departamentos o proveedores estén involucrados, para que no pierda tiempo resolviendo errores entre versiones de su material o campaña.

Reduce la dependencia de las agencias
Cuanto más manual sea el flujo de trabajo, más dependerá su empresa de personas o agencias específicas. Con el software de automatización del flujo de trabajo de Encode, será el dueño del proceso y, por lo tanto, obtendrá un mayor grado de control.

Datos de control
El RGPD y un enfoque cada vez mayor en la legislación amplifican enormemente el riesgo de sanciones. Las herramientas de gestión del flujo de trabajo como Encode simplifican el proceso y garantizan el cumplimiento de las reglas y directrices, lo que mantiene la seguridad de su empresa.

¿Debería tener en cuenta a Encode como su herramienta de flujo de trabajo?

Si busca un software de gestión de flujos de trabajo muy automatizado, puede que la solución de Encode sea adecuada para usted. Contamos con soluciones especializadas para minoristas, agencias, marcas, fabricantes de productos de marca blanca, instituciones financieras y fábricas de contenido.

Encode le proporciona un software de gestión de flujos de trabajo consolidado y preparado para el futuro, utilizado a diario por miles de usuarios de todo el mundo en diversos sectores.

El proceso de implementación es muy corto en comparación con muchas otras herramientas de flujo de trabajo. Con una solución para flujos de trabajo de Encode, en la mayoría de los casos estará en marcha después de 4-8 semanas, según el tamaño del proyecto. Gracias a nuestros más de 18 años de experiencia, construiremos una solución personalizada para usted sobre una base sólida de conocimiento y prácticas recomendadas.

Además, el software del sistema de gestión de flujos de trabajo de Encode está diseñado para ser ágil y fácil de adaptar, ya que sabemos que los retos a los que se enfrentará su empresa en el futuro no son los mismos de hoy.

Por lo tanto, puede realizar micro y macro optimizaciones y adaptaciones. Tanto si abre nuevos canales, externaliza su producción o reorganiza su organización, como hace algo completamente diferente, la solución de Encode puede crecer y cambiar para adaptarse mejor a sus necesidades y apoyar los objetivos de su empresa.

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