Su guía para la gestión de activos digitales (Digital Asset Management, DAM)

La gestión de activos digitales agilizará el acceso, el uso y la distribución de sus recursos digitales. Más información aquí.

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¿Qué es la gestión de activos digitales?

La gestión de activos digitales, conocida como DAM (Digital Asset Management), es un sistema o software que le ayuda a almacenar, organizar, filtrar y recuperar todos sus activos digitales: imágenes, vídeos, documentos, música, archivos y otro contenido multimedia.

¿Cómo funciona? Depende del sistema de DAM que elija para su empresa, pero, en general, el software de gestión de activos digitales administrará los derechos de autor, los requisitos sobre los datos personales estipulados en el RGPD, los permisos y licencias y se asegurará de que no haya confusiones sobre la versión más reciente de un activo.

Además, el software de DAM facilita enormemente compartir activos con, por ejemplo, trabajadores independientes, agencias o socios comerciales. Por lo tanto, si usted es una agencia, un fotógrafo, una ONG, una pequeña empresa, un minorista o trabaja en otro sector, la gestión de activos digitales mejorará la fluidez del acceso, el uso y la distribución de sus recursos digitales.

¿Por qué es importante la gestión de activos digitales?

A medida que el marketing de contenidos mediante vídeo, imágenes y gráficos interactivos se convierte en la forma predominante de publicitar su empresa, productos y servicios, el número de activos digitales crece exponencialmente.

Como resultado, surgen nuevos desafíos en relación con el control de versiones, los derechos de autor y el cumplimiento del RGPD, por no hablar de la identidad de marca y mucho más, lo que hace que la gestión de activos digitales (basada en la nube) sea esencial para todas las empresas que operan en internet.

¿Qué es la DAM hoy en día?

Los sistemas de gestión de activos digitales solían ser aplicaciones independientes: herramientas esenciales utilizadas por agencias globales para proporcionar a las marcas un valor añadido a sus servicios primarios de marketing y producción. Sin embargo, hoy en día, con los enormes aumentos en la creación y la accesibilidad de contenidos, el precio y la presencia de los sistemas de DAM se han disparado.

Esto significa que organizaciones de todos los sectores, no solo agencias, pueden beneficiarse de disponer de su propio sistema de DAM. El surgimiento de especialistas en marketing con formación técnica está impulsando aún más esta tendencia de que las marcas gestionen su propio contenido.

Con el aumento de la demanda viene el evidente aumento de la oferta, y eso significa que encontrar el sistema de DAM adecuado es cada vez más difícil. Sin embargo, responder a estas tres preguntas le ayudará a encontrar el sistema de DAM adecuado:

  1. ¿Quién crea el contenido?
  2. ¿Quién lo va a usar?
  3. ¿Quién lo va a gestionar?

¿Quién crea el contenido?

Definir quién crea su contenido le ayudará a identificar cuándo debe incluirse un sistema de gestión de activos en el proceso y qué interacción se requiere. Por ejemplo, las marcas suelen tener varias agencias, las cuales casi siempre trabajan con varias marcas.

Dado que su sistema de DAM no suele ser independiente, debe encontrar un sistema que se pueda integrar en otros sistemas. Como agencia, puede inspirarse en la DAM utilizada por sus clientes. Por otro lado, si usted es propietario de una marca, puede inspirarse en la herramienta de gestión de los flujos de trabajo de las agencias.

¿Quién utiliza y quién administra el contenido?

Esta es probablemente la pregunta más importante de todas. Diferentes usuarios tienen necesidades diferentes. Por ejemplo:

Lo más probable es que, gracias a que la interfaz del sistema de gestión de activos digitales es intuitiva y sencilla, los usuarios generales podrán encontrar lo que quieran de forma rápida.

Los usuarios creativos y de producción suelen querer que el sistema de DAM sea transparente y se mantenga el control de versiones y el acceso pero sin ralentizar el proceso cuando trabajen con herramientas creativas.

Por otro lado, están los «superusuarios», que suelen ser los propietarios de la plataforma y se encargan de administrar el sitio y mantenerlo en orden. Si su superusuario no puede hacerlo, la experiencia de los demás usuarios será... no tan buena. Por lo tanto, ayudar a que su superusuario pueda ver informes clave sobre sus activos de forma rápida también es una ventaja clara.

En resumen, esto significa que el software de gestión de activos digitales de su empresa debe tener:

  • Gestión de grupos de usuarios y accesos (para que pueda elegir qué mostrar y a quién)
  • Control de la fecha de lanzamiento
  • Control de caducidad
  • Gestión de derechos
  • Marcas de agua

Filtros y descargas con facilidad.

  • Esto significa poder capturar metadatos personalizados fácilmente
  • Formas sencillas de buscar en los metadatos
  • Procesos sencillos de descarga o recuperación de archivos
  • Funciones de uso compartido

Opciones y funciones de generación de informes; por ejemplo:

  • Paneles
  • Descargas
  • Subidas
  • Archivos caducados
  • Y más...

Con cada vez más empresas operando a nivel mundial, los usuarios de sistemas de DAM pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo, lo que significa que las mejores soluciones de gestión de activos digitales (idealmente basadas en la nube) deben estar localizadas y ser accesibles desde varios países, tal vez utilizando interfaces e idiomas diferentes.

  • Traducción de contenido

Los requisitos anteriores constituyen una base excelente sobre lo que debería ser un sistema de DAM. Pero al igual que con todo hoy en día, hay que ser inteligente. Su sistema de DAM debería ofrecer formas de automatizar y ayudar a su equipo a ser más eficiente.

¿Cuáles son los mejores sistemas de gestión de activos digitales del futuro?

Una nueva tendencia es el auge de la IA y el aprendizaje automático en combinación con un sistema de DAM. Algunos ejemplos son, por ejemplo, cuando un sistema de DAM asigna palabras clave automáticamente a los activos en función del contenido. Con tantas plataformas en las que distribuir contenido, sería de gran ayuda si el sistema de DAM pudiera tomar un activo y convertirlo automáticamente para otras plataformas, ¿verdad?

Un sistema de DAM puede y debe sugerir automáticamente al trabajador de marketing qué contenido se necesita en función de aspectos como tendencias, fechas clave o incluso aspectos como el clima o noticias recientes. Por lo tanto, los mejores sistemas de gestión de activos digitales del futuro son los que ofrecen este tipo de automatización y optimización a un nivel superior.

En Encode, creemos que el software de DAM con aprendizaje automático tiene futuro, y queremos demostrárselo. La gestión de activos digitales es una parte importante de lo que llevamos haciendo desde hace casi 20 años, y desarrollando constantemente la solución Encode con nuestros clientes.

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